paild導入時の検討ポイント【経費精算編】

2021.05.18
  • 経費精算
  • 使いこなし

この記事では、従業員の立替精算(経費精算)に利用するためにpaildを導入する際に、実務上検討が必要なポイントを解説します。

paild導入時の検討ポイント【経費精算編】

検討に先立ち、従業員が経費を多く立替えしている会社が直面している課題に対して、paildを導入することで期待できる効果を先に確認しましょう。

従業員の金銭負担を軽くしたい

従業員が何かのサービスや品物を利用したいその場に、会社のお金を支払うための手段がないために、従業員が一時的に金銭負担をすることで経費精算作業が生じます。
paildを用いて従業員に決済手段を渡すことで、従業員の金銭負担を軽くすることができます。

従業員の報告の手間を減らしたい

数多くの費用を負担した従業員にとって、経費精算のための報告手続は手間です。従業員側に、負担した費用を網羅的に把握することが求められることになります。
paildを用いて決済してもらうことで、金額・日付・摘要についてもれなく把握することが可能です。

費用発生時に即時に把握したい

多くの会社では経費精算について、従業員に対して月に1回の報告を求めます。
報告されるまでの期間(最大1ヶ月)、その費用が発生したことを、経理・財務が認識することができません。立替経費のルールを厳密にしていない会社の場合、数ヶ月前に発生した費用が報告されることがあります。
paildを用いて決済する場合、従業員が報告する前にpaildを通してその金額を認識する必要があります。

paildを導入するに際して、これから紹介する各論点について、従前のプロセスの課題を解消する視点を持ちながら検討するとよいでしょう。

この記事では、実際にpaildを導入しようとした担当者の方が実務上で検討すべきポイントを見落としがないように、広めに論点を紹介しています。各論点についての詳細な解説や具体的にどういう事例があるかについて、当サイト内にて順次公開予定です。

各種ルールの決定

上限金額設定

カードごとに、paild上で設定する月額利用上限金額を決める必要があります。
利用想定額に合わせた上限金額設定をすることが考えられます。権限規定を作成した会社では、経費精算に関する決裁権限の枠を参照して決めると良いでしょう。

ワークフロー(利用明細確認フロー)の設定

従業員に渡したカードにより決済された取引について、その内容が経費として適切か、誤って利用したものでないか確認するフローを設計します。経理担当者が確認する設計や、従業員の所属部署の上長確認をするように設計することが考えられます。
カードを付与する各従業員に裁量権(決裁権限)を与えている場合、この確認作業は、私的利用の明細を発見することが主な目的になります。対して、各従業員に決裁権限を設けない場合、全ての決済に対して事後承認を行うフローを設計することになります。

レシート・領収書提出場所

取引に際して発行されたレシートや領収書の提出場所・保管場所を検討しましょう。紙の帳票と、PDFファイルなどのデジタルデータでそれぞれ場所を設定することも考えられます。

レシート・領収書提出期限

レシート・領収書類について提出期限を設けましょう。上記で検討した、取引内容の確認フローに合わせて期限を設定しましょう。

関連する規定の整備

規定の整備を行っている会社では、関連する規定の整備をしましょう。カード利用者が誤って私的利用したケースにおいて、給与支払時に調整を検討する場合、賃金控除に関する規定の整備も検討しましょう。

管理部門における環境構築

決めたルールに従って、運用体制を整備します。まずは、管理を担う部門(管理部門)内で行う整備について何を行うか解説します。

カードの発行と共有範囲の設定

カードを発行して、上限金額設定を行います。paildでは、発行したカードにユーザーを割り当てることで、そのカード情報の共有が行われます。
発行したカードの利用用途に応じて、ユーザーを招待しましょう。

リアルカードの発行

実店舗で経費を利用する従業員に対して、リアルカードを発行する場合、paildの管理画面からリアルカードを発行しましょう。

ワークフローの設定

「各種ルールの決定」の設計にあわせて、利用された明細を確認するためのワークフローを実装します。

給与計算フローの整備

paildカードを付与した従業員が、paildカードを登録したECサイトなどで誤って私的利用してしまった場合に備えて、予め、その利用金額を精算するフローを設計しておくと良いでしょう。
給与計算時に調整する場合、利用明細を確認するワークフローの後工程として、誤って利用した金額を集計して給与計算担当に金額を連絡するフローを設計・実装しましょう。

書類提出・保存場所の整備

次に、書類提出場所を整備しましょう。既存の立替経費プロセスに準じて書類提出・回収を行う方法も考えられます。

デジタルデータ提出・保存場所の作成

利用明細に関するレシートや帳票について、デジタルデータ(画像ファイルやPDF)で作成されたものや、紙で発行されたものの画像データを提出・保存する場所を作成します。
全社で利用しているクラウドストレージ上に保管場所を作成する、ワークフローを自由に設定できる経費精算ソフト内に保存することを求める、画像データを保存できる会計ソフト(『会計freee』など)に保存してもらう方法などが選択肢としてあるでしょう。

書類提出・保存場所の作成

紙面で発行されたレシートや帳票について、それらを回収する場所を社内に作成します。 回収場所を作成した後、そこへの提出方法を定めると良いでしょう。誰が提出したものか特定するために、封筒にいれる・クリアファイルにいれる・紙面に貼り付けるなど、書類を束ねる方法を検討しましょう。

書類・デジタルデータ回収フローの整備

従業員からスムーズに書類やデジタルデータを回収したい場合には、それらの保存方法に加えて、データの回収方法について整備すると良いでしょう。リモートワークで働く従業員から書類をもれなく回収する場合、提出用の返信用封筒をいれた封筒を各人に郵送して書類を返送してもらうフローが考えられます。

規定の整備

paild導入により、規定の変更が必要な場合は整備を行います。

賃金控除規定の整備

既述の通り、カード利用者が誤って私的利用してしまった場合に、給与支払時にその利用額を調整する場合、賃金控除に関する規定の整備も行うことも考えられます。

経費規定(経費精算規定)の整備

paild導入について経費規定にその旨織り込むことも考えられます。特に、従業員に対して裁量権(決裁権限)を付与せず、paildで利用した全ての取引について既存の経費精算プロセス上で事後承認を行いたい場合は、経費規定が定める適用範囲にpaild利用分を含めることを明示しておくと良いでしょう。

決裁権限規定の更新

paildカードを付与する従業員に対して一定の金額内の裁量権(決裁権限)を与える場合、決裁権限規定の更新を行います。

各種整備が完了した後は、制度の運用を始めましょう

各種整備が完了した後は、制度の運用を始めましょう

全社への説明

paildカードを各従業員に対して付与して経費精算に用いてもらうに際して、制度運用開始に伴う説明の場を設けましょう。全社で集まっての説明会を設けることから全社掲示板(もしくはTeamsやSlackなどのチャットツール)で説明文を掲載することまで、会社に合わせた形式を選択しましょう。
説明の場では、これまで本記事で触れてきた整備内容を共有すると良いでしょう。

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また、paildの利用に初期費用などはかかりません。

すぐにウォレットを作成することができますので、お気軽にご利用ください。