法人カードを何枚でも発行できると、何が実現できるのか

2021.04.15
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この記事では、paildの特徴の1つである「無料で何枚でも発行できること」に焦点を当て、その特徴を利用することでpaildを導入した企業がどんな業務設計ができるかについて解説を行います。

「無料で何枚でも発行できること」により目指したいこと

当社はこのpaildの特徴を通じて、2010年代にソフトウェアのクラウド化と共に生じた経営管理業務で起こった変化を、決済業務の分野でも起こせないかと考えています。2010年代に経営管理業務で起こった変化とは、複数人で業務を分散処理できるようになったことです。

この変化について中小企業での経理業務を用いて説明します。

2010年代に経営管理業務で起こった変化

2000年代までは、株式会社オービックビジネスコンサルタントの『勘定奉行』シリーズや弥生株式会社の『弥生会計』シリーズに代表されるパッケージソフトを用いた業務が主流でした。パッケージソフトを用いて業務を行う場合、複数人で作業を行うとしても、パッケージソフトをインストールする端末を1つ用意してその端末でのみ特定の業務を行う会社も珍しくありませんでした。その場合には、1つの端末を複数人で使いまわして前の人の作業が終わった後に自分の作業をやるといった、直列的に業務を行うことになります。

当時でも、複数端末にパッケージソフトを導入して、サーバー上のマスターデータにアクセスすることで複数人で同時に作業を行うこともできました。多くの場合、このような環境では、データ保存の処理を行わなければ端末内で行った作業がマスターデータに反映されることはなく、ほかの人が現在行っている作業箇所を知ることもできなかったため、1つの作業箇所に対して複数人で完全同時に編集することは困難でした。

パッケージソフトを用いて業務を設計する場合、複数人で同時編集ができない点とアクセスできる人数が限られている点を鑑みて業務設計を行う必要がありました。極力、関与する人数を限定して、業務を作業単位に明示的に切り分けることが求めれました。

2010年代になり、業務上用いるソフトウェアがクラウド化されました。経理業務の中心となる会計ソフトに関してフリー株式会社の『会計freee』や株式会社マネーフォワードの『マネーフォワードクラウド会計』などのクラウド型のソフトウェアが登場し、業務上補助的に用いられれる表計算ソフトに関してクラウド型の『Google Spreadsheet』が利用されるようになりました。

これらのソフトウェアを用いて業務を行う立場から見ると、ソフトウェアのクラウド化に伴い2つの便利な点が存在しました。

  1. ソフトウェアにアクセスするために、パッケージや端末を用意する必要がないため、ユーザーを容易に追加できるようになったこと
  2. 複数人が同時に作業を行った時に編集箇所が随時同期・反映されること

これらの2つの特徴は経営管理業務に対して強い影響を及ぼしました。 1. の特徴により端末が限定されていたことに起因する場所的制約がなくなりました。リモートワーク環境で経理作業を行うことが容易になりました。また、ユーザー数を増やしやすくなったことから、業務の一部を切り出して、普段経理を担当しない社員に対応してもらうことが可能になりました。

2. の特徴により、1つの作業を複数人で担うことが可能になりました。複数人で1つのシートを作成する、複数人で手分けして帳簿のチェックを行うなど、パッケージソフトウェアでは難しかった柔軟な業務設計が可能になりました。

これまでの特徴をまとめると、クラウド会計ソフトが発達した2010年代は、場所的・人数的制約がなくなったことにより複数人で業務を分散処理できるようになった時代と言えるでしょう。

paildで起こしたい決済業務の変化

paildが関連する法人決済分野について、現行の法人クレジットカードを用いた決済業務に焦点を当てると、パッケージソフトを利用していた2000年代の経営管理業務と類似した状況だと考えています。法人クレジットカードを用いた決済業務に関して、以下のような制約が存在します。

  1. 利用開始時に発行されるカードは原則1枚であり、追加カードを発行する場合には、カードごとに年間利用料を支払う必要があるため容易にカードを何枚も発行できない
  2. 複数枚カードを発行した場合でも、カード限度額は全カード共通となる

1. の特徴より、発行されるカードが1枚(もしくは数枚)に限定されていることから、この点、paildの持つ特徴である「無料で何枚でも発行できること」を活用することで、上記で述べた制約にとらわれない業務設計が可能になると考えています。paildでは、カード1枚1枚に月ごとの上限金額を自由に設定できるため、無料で発行したカードごとに利用上限金額を設定することで、支払業務の柔軟な設計が可能になります。法人クレジットカードを複数用途に利用する場合であっても、同じカードを複数用途で使いまわして利用する必要があります。また、2.の特徴から、複数枚カードを発行する場合であっても、限度額の設定などのカードごとのカスタマイズはできません。そのため、発行したカードを社員に預ける運用を行う場合、カードを渡せる相手はカード限度額分の決済権を持つ社員に限定されます。

具体的に何ができるか

paildの特徴である「無料で何枚でも発行できること」を生かした場合に、具体的にどのような支払業務が設計可能か説明します。

新規カード番号がシステム上からすぐに発番可能であるため、支払用途ごとにカードを発行して、決済時に使い分ける設計が可能になります。

用途ごとにカードを使い分けることで得られるメリットとは、支払用途ごとの費用分析が容易になることです。カードごとの利用明細を用いた分析が行えるほか、利用明細を会計ソフトに連動させることにより利用したカードに応じた記帳を行うことができます。従って、「部門ごとにカードを発行する」といった組織区分に応じたカードの使い分けや、「プロダクトやプロジェクトごとにカードを発行する」といった利用区分に応じたカードの使い分けを行うことが考えられます。

発行したカードごとに利用上限金額が設定可能であることから、経理担当者や役員などこれまで主に法人カードを管理していた人たちだけでなく、組織内の様々な人々にカードを発行する業務設計が可能になります。

例えば、出張する社員に対して出張中の旅費などの諸経費を支払いするための手段として、旅費相当額を利用上限額として設定したカードを発行する業務設計が可能になります。この業務フローを導入することで、出張した社員による立替が不要になります。paildのシステム画面上で利用された費用額が把握可能であることから、立替経費申請を行う場合(申請時に初めて利用された費用が判明することになります)と比較すると、費用額を早期に集計することができます。

このように、paildの特徴を活用することで、従前の法人カードを用いる場合に難しかった業務設計が可能になります。1枚(もしくは数枚)の決済手段を少人数で利用することを前提とした直列的な業務設計から、「支払用途ごとにカードを発行すること」「そのカードを決裁権限に応じて組織内の各員に付与すること」など決済手段も実行する人数も多様な、分散的に業務を担う業務設計を可能にすることがpaildの特徴となります。

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