導入事例紹介

paildを導入頂いている企業に、インタビュー形式でお話を伺います。

会社名
株式会社hokan
業種
IT、保険
事業概要
保険営業のためのクラウドサービス「hokan」を開発・運営する。
従業員数
23名(2021年7月時点)

課題・効果まとめ

  • 利用上限額を設定したカードを、チームの予算に合わせて活用
  • paildでリモートワークを前提とした経費精算プロセスの構築を実現
  • 会計システムとのAPI連携で、決済から仕訳までが自動でスムーズに
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安田ともこ

経営管理部(経理財務・労務・法務・総務)

新卒で保険業界に入り商品開発に従事。家族の海外転勤を機に離職し、出産を経て、スタートアップのバックオフィスにパート社員として社会復帰。

2018年にhokan一人目のバックオフィスとして参画し、経理財務・人事労務・総務・法務・情シス・広報・採用などを担当。

スタートアップバックオフィス(SBO)のコミュニティを運営。

保険業界をアップデートすることをビジョンに掲げ、2017年に創業、保険営業のためのクラウドサービス「hokan(ホカン)」を開発・提供する株式会社hokan様。paildを導入してからの変化について伺います。 paild導入前はどのような課題がありましたか?

もともとhokanでは、決済に関する課題はありませんでした。 例えば購買に関しては、「購買申請」をしてもらい、バックオフィスで直接購入してしまうというフローというように、「バックオフィスに情報を集約して業務フローを構築する」という方針で、全社的にスムーズな業務フローを構築していたためです。企業の規模としても、そのやり方で問題はありませんでした。

ところがこの一年で転機が2つありました。 マーケティングチームができたことが一つ。そして昨年からのコロナの影響で、リモートワーク中心の働き方になったことが、もう一つです。この2つの変化によって、それまでの業務フローが通用しづらい領域ができてしまい、結果的にpaildを活用することになりました。

まず、会社の成長に伴う、マーケティングチームの発足です。 マーケティングチームは「予算」の中で自分たちで経費を回していく動きをするチームです。それまでのようにバックオフィスで支払いを済ませていれば良かった状況とはちがう考え方ですよね。マーケティングチームとして予算を持ってもらって、その中で活動してもらう、という、新しい考え方で対応しなければならないチームができた瞬間でした。

もちろん最初は、毎回、申請して承認するという従来のフローで進めていました。ところが、それがどうにも機動的でないし、現場にとってもバックオフィスにとっても負担になってきてしまった。

2つめは、リモートワークです。 昨年のコロナウィルスの感染拡大を受けて、hokanでもリモートワークを推奨するようになりました。リモートワークに変わったことで、それまでならオフィスで物理的にできていたことが、できなくなった。業務フローも、オンライン上でのやりとりをベースに組み直さなくてはならなくなりました。

hokanで悩んだのは福利厚生の経費精算です。 オフィスにいるみんなで食事をする際は、福利厚生費として会社がお金を出しています。でもバックオフィスがいつでもオフィスにいるわけではありません。それを立て替えてもらったり経費精算をさせてしまうのは効率が悪いと感じていました。

paildを導入することにより、課題は解決しましたか?

はい、paildを使うことで良いプロセスができたと思いますし、楽になりました。 paildはもともと知っていたので活用の仕方のイメージはありましたが、hokanでは、広告宣伝費用・接待交際費用・福利厚生費用・PC購入用など、用途ごとにカードを分けています

課題であったマーケティングチームの予算については、利用上限額を設定したカードをチームリーダーに共有して、使ってもらうことで解決しました。広告宣伝費用のカードとして一枚、マーケティングチームのカードを発行しています。 よくあるのが、クラウドワーカーの依頼プラットフォームの登録に、paildのカードを利用しています。クラウドワーカーの発注を行うためには決済用のカードの登録が必要なんですが、上限額を設定した専用のカードを登録できるようになったことで、安心感が増しました。

もう一方の課題であったリモートワーク下での活用ですが、メンバーをhokanのpaildに招待して、必要な用途のカードを共有することで、安全に決済手段を与えることができるようになりました。paildはバーチャルカードのみの利用ができるので、物理的なやりとりもなくせます。

そのほかにも、paild導入で役に立っているところがあれば教えてください。

リアルカード(プラスチックカードのこと)も活用しています。 会社でみんなで集まる時に、お弁当をまとめて発注するのに使ったりしています。アシスタントのメンバーに渡して、その場で決済してもらう用です。

会計システムとのAPI連携は待望の機能だったので、リリースして本当に嬉しかったです。 hokanではpaildをクラウド会計フリー(freee)とAPI連携して、決済から仕訳まで自動で行うことができるようになりました

経理業務でもっとも重要だと思うのは、”抜け漏れ”を生じさせないことです。そのために”認知できていないもの”をゼロにすることが、一番の課題ではないかと思っています。 そんな中で、CSV連携ではなく、API自動連携機能ができたことで、paildの決済については”抜け漏れ”の心配をする必要がなくなったのは大きいです。

クレジットカード決済では、加盟店の処理に時間がかかることもあり、決済情報がデータとして入ってくるのが遅れるケースってありますよね。これは加盟店次第なので、カード会社がなんとかできるものではないとは理解していますが、会計処理を考えると、これによる月またぎの遅延などは、まさに”抜け漏れ”の温床なんですこれがpaildでは、自動連携により常に最新のデータが入ってきますから、”抜け漏れ”を心配して何度も確認するといった工数がかからなくなりました

今後のpaildに期待していることを教えてください。

paildには今の時代に合った”新しいサービス”であることを期待しています。 従来のクレジットカードの仕組みではできなかったことを、paildがシステムとして解決してくれるといいなと思っています。 例えば何枚もカードを作れたり、作り直せたりといったことを達成してきていますが、今後は、決済から会計に流れていく法人特有の業務フローに合わせたデータの出し方なども、期待できるのかなと思っています。 法人ユーザーが使いやすい、ユーザー都合のカード決済の仕組みを構築してもらえると嬉しいなと思います。

ありがとうございました。 paildを活用することにより、チーム予算に応じたカード発行、リモートワーク下での経費精算プロセスの実現をされた株式会社hokan様のお話を伺いました。

今回インタビューに答えていただいた安田様のさらに詳しい記事はこちら(”めんどくさい”が業務効率化の合図 ! hokan安田さんpaild活用インタビュー)でもご紹介しています。

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