月数十万円ほどの立替経費が発生していた

現在はどのようにpaildをご利用されていらっしゃいますか？

従業員にカードを渡して、主に新幹線など出張に関わる経費の支払いをしてもらっています。

paild導入前は、出張経費についてはどのような運用をされていたのでしょうか？

立替精算です。営業部の社員が必要なチケットを買って、後日清算をしてもらう形でした。 この金額が月に数十万円ほどになることもあって、精算に工数がかかっていたんですよね。

具体的に、どのようなところに工数が発生されていましたか？

やっぱり、明細を集めるのに工数を取られていました。 例えば「個人のクレジットカードで支払った場合はどうすればいいか」などの細かい問い合わせ対応に加え、イレギュラーな対応なども含めると結構な時間がかかっていたと思います。 あとは、工数とは異なるのですが、従業員に立替をしてもらうこと自体が負担になるケースもあるので、なんとかしたいと思っていました。

立替が大幅に減り、現場からも便利だという声が

paildの導入によって、どのような変化がありましたか？

paildを導入してからは、従業員に法人カードを渡すことができているのでチケット代を個人で立て替えることがなくなりました。 経費精算をしなくてよくなったのは非常にありがたいです。当然、営業部からの問い合わせもなくなったので、お互いのコミュニケーションコストも減ったと思います。

具体的に、どのような機能がよかったのでしょうか？

カードを何枚でも作って従業員に付与できることですね。そしてそれが管理画面上ですぐにできるのが嬉しいです。 あとは上限もつけられるので、渡す側としては安心感がありますね。

従業員にカードを渡す際には、なにかフォローなどは必要でしたか？

最初はカードの説明とかもしていたのですが、最近新たに入ってきた人に説明はしていないです。従業員からすれば普通のカードなので、渡しさえすればスムーズに使ってくれていますね。 トラブルなども特になかったです。

営業も経理も楽になる運用ができた

新幹線のチケット購入について、具体的にどのような運用をされているのかお伺いできますでしょうか。

出張がある営業部の人に会社用のスマホを付与して、そこにモバイルSuicaをインストールしてもらっています。そして各自がpaildのカードを利用してチケットを購入し、モバイルSuicaに連携しています。 従業員からすれば「必要なチケットを公式サイトで買って、そのまま社用携帯のモバイルSuicaで改札を通るだけ」でいいので、楽になったと思います。実際、便利になったと評判ですね。

営業の方の効率化に繋がったのですね。

この運用は経理として楽になった面もあって。 以前は、購入履歴を確かめるためにチケット購入サイトにログインして確かめていました。ただ、JR東日本と西日本でサイトが分かれていたりするので、この確認自体も面倒だったんですよね。 でも、paildだったら個人ごとカードを発行できるので、管理画面を見ればいくら使ったのかすぐにわかります。その意味では、経理側も営業側も、どちらも楽になったと思います。

最後になりますが、paildはどんな企業にオススメでしょうか？

個人的に一番魅力に感じているのが、部署や個人ごとにカードを作れることです。 どの部署がなにをどれだけ買っているのかわかるので、部署や個人単位でサービスを利用したり、モノを購入する企業は仕訳処理が楽になると思います。

「カードをたくさん作る」と聞くと少し大変そうな印象を持つ人もいるかもしれませんが、paildはクラウド上でカードを管理できるので、大量に発行しても苦になりません。 使いようによってとことん経理側の負担が減っていくサービスだと思います。